Rozliczanie delegacji? SAP wprowadza je na całkowicie nowy poziom

Delegacja firmowa to już nie tylko dokument. Jeśli spojrzeć na to biznesowo, będzie to także koszt, powód do analityki, uruchomienie mechanizmu predykcji i dziesiątki innych zadań związanych z jej opisaniem. I tu pojawia się SAP wprowadzający system delegacji w nowe realia.

Podróże służbowe są stałym elementem działalności wielu firm, a efektywne rozliczanie delegacji ma kluczowe znaczenie dla kontroli kosztów i zadowolenia pracowników. Ręczne gromadzenie rachunków, obliczanie diet czy wypełnianie arkuszy kalkulacyjnych bywa czasochłonne i podatne na błędy.

System SAP oferuje nowoczesne rozwiązania, które pozwalają zautomatyzować i usprawnić cały proces zarządzania delegacjami – od planowania podróży, poprzez jej akceptację i realizację, aż po ostateczne rozliczenie kosztów. W środowisku SAP S/4HANA do dyspozycji mamy dwa główne podejścia: tradycyjne SAP Travel Management (rozwiązanie on-premise, zintegrowane z modułami wewnątrz systemu) oraz chmurową platformę SAP Concur, która stanowi flagowe narzędzie SAP do obsługi podróży służbowych i wydatków delegacyjnych.

SAP Travel Management w systemie S/4HANA

SAP Travel Management to moduł systemu SAP umożliwiający kompleksową obsługę delegacji (podróży służbowych) w ramach platformy ERP. Obejmuje on pełny cykl zarządzania delegacją: od złożenia wniosku o podróż służbową i jego akceptacji przez przełożonego, przez planowanie trasy i rezerwację środków transportu czy hoteli, po rejestrowanie wydatków w trakcie delegacji oraz finalne rozliczenie kosztów. Historycznie moduł ten był częścią systemu SAP ERP (zarówno w obszarze HR jak i FI), a w nowoczesnym środowisku SAP S/4HANA został odświeżony i udostępniony z nowym interfejsem użytkownika opartym na SAP Fiori.

W praktyce oznacza to, że użytkownicy mogą korzystać z intuicyjnych aplikacji webowych do obsługi delegacji zamiast tradycyjnego interfejsu SAP GUI. Dostępne są dedykowane aplikacje Fiori pod kątem ról użytkowników – przykładowo pracownik (podróżujący służbowo) ma kafle „My Travel Requests”, „My Travel Plans” oraz „My Expense Reports”, pozwalające odpowiednio składać wnioski delegacyjne, planować podróże i wprowadzać rozliczenia wydatków. Z kolei menedżerowie i dział księgowości dysponują własnymi aplikacjami (np. do zatwierdzania raportów wydatków czy analizy kosztów). Nowy interfejs znacząco poprawia doświadczenie użytkownika – jest przyjazny, dostępny również na urządzeniach mobilnych i ułatwia szybkie wprowadzanie danych oraz załączanie zdjęć rachunków bezpośrednio z telefonu.

Warto podkreślić, że SAP Travel Management w S/4HANA nadal oferuje pełną funkcjonalność znaną z poprzednich wersji – jeśli firma preferuje tradycyjny interfejs SAP GUI, możliwe jest wciąż rozliczanie delegacji w sposób dotychczasowy

Od strony funkcjonalnej, Travel Management umożliwia m.in.:

tworzenie i obieg elektronicznych wniosków delegacyjnych (ze wskazaniem celu podróży, planowanych dat, środków transportu, itp.),
definiowanie różnych rodzajów podróży (np. krajowa, zagraniczna, szkoleniowa) z odmiennymi zasadami rozliczeń,
planowanie trasy i rezerwację biletów lub hoteli (również poprzez integrację z zewnętrznymi systemami rezerwacyjnymi, jeśli firma z nich korzysta),
rejestrowanie wydatków w trakcie podróży (w poszczególnych kategoriach takich jak transport, noclegi, wyżywienie, paliwo, kilometrówka itp.),
automatyczne naliczanie diet i ryczałtów za każdy dzień delegacji zgodnie z obowiązującymi stawkami (z uwzględnieniem potrąceń za zapewnione wyżywienie, limitów noclegowych itp.),
obsługę zaliczek udzielanych pracownikowi przed wyjazdem oraz ich rozliczenie przy finalnym rozrachunku podróży,
rozliczanie walut obcych (przeliczanie kosztów wg kursów z określonej daty, np. zgodnie z polityką firmy lub wymogami prawnymi),
generowanie dokumentów księgowych na podstawie zatwierdzonego rozliczenia (automatyczne księgowanie kosztów delegacji w module FI i kontrolingu CO),
integrację z modułem HR w zakresie danych pracowników oraz opcjonalnie z listą płac (w celu opodatkowania części świadczeń lub rozliczenia zwrotów przez wypłatę wynagrodzenia),
zapewnienie zgodności z przepisami prawa pracy i finansowymi odnośnie podróży służbowych (system posiada mechanizmy walidacji czasu trwania podróży, minimalnych i maksymalnych kwot diet, limitów wydatków itp.).

Co istotne, w najnowszych wersjach SAP S/4HANA (od edycji 2022) klasyczne Travel Management zostało formalnie wprowadzone jako wspierane rozwiązanie długoterminowe, zapewniając klientom wybór pomiędzy utrzymaniem procesu delegacji on-premise a migracją do chmurowego produktu

Oznacza to, że organizacje mogą dalej korzystać z rozwiązania SAP do obsługi delegacji w ramach własnej instancji S/4HANA, ciesząc się nowoczesnym interfejsem i wydajnością bazy HANA, bez konieczności natychmiastowego przechodzenia do chmurowego produktu.

SAP Concur – chmurowa platforma Travel & Expense

Drugim kluczowym narzędziem SAP w obszarze delegacji jest SAP Concur – kompleksowa platforma webowa (Software as a Service) do zarządzania podróżami służbowymi i rozliczania wydatków. SAP Concur stanowi strategiczne, rekomendowane przez SAP rozwiązanie przyszłościowe dla firm pragnących unowocześnić obsługę delegacji. Platforma działa w chmurze i oferuje dostęp przez przeglądarkę oraz aplikacje mobilne, co pozwala pracownikom i menedżerom zarządzać podróżą z dowolnego miejsca.

W ramach SAP Concur dostępne są moduły składające się na pełen proces Travel & Expense:

Concur Travel – służy do planowania i organizacji podróży. Umożliwia m.in. wyszukiwanie i rezerwację biletów lotniczych, kolejowych, hoteli czy wynajmu samochodów w oparciu o ustalone preferencje i politykę firmy. Integracja z zewnętrznymi dostawcami (np. systemami rezerwacji) pozwala na bieżąco monitorować zmiany w planie podróży i zapewnia aktualne informacje online. System umożliwia też kontrolę kosztów już na etapie planowania – pracownik widzi zatwierdzony budżet podróży, a menedżer może zaakceptować lub odrzucić plan zgodnie z polityką wydatków.
Concur Expense – umożliwia rejestrowanie i rozliczanie wszystkich wydatków związanych z podróżą służbową. Pracownicy mogą wprowadzać wydatki ręcznie przez przeglądarkę lub aplikację mobilną, jak również skorzystać z automatyzacji: wystarczy zrobić zdjęcie paragonu telefonem, a aplikacja Concur za pomocą OCR rozpozna kwotę, datę i inne szczegóły, tworząc propozycję pozycji wydatku. Możliwe jest także automatyczne generowanie całego raportu kosztów na podstawie zebranych transakcji (np. z kart firmowych). Concur Expense dba o to, by każda pozycja była przypisana do odpowiedniej kategorii (np. hotel, paliwo, diety) i aby była zgodna z przyjętymi limitami. Wbudowane reguły polityki firmowej mogą automatycznie oznaczać pozycje niezgodne (np. przekroczenie dobowej stawki hotelu) i wymagają one dodatkowego uzasadnienia lub akceptacji. Proces zatwierdzania rozliczeń jest w pełni cyfrowy – przełożeni otrzymują powiadomienia i mogą zatwierdzać raporty wydatków jednym kliknięciem, również poprzez aplikację mobilną.
Concur Invoice – choć ten moduł wykracza poza klasyczne rozliczanie delegacji, warto wspomnieć, że platforma Concur oferuje także obsługę faktur od dostawców. Pozwala to np. na automatyczne przetwarzanie faktur za hotele lub usługi związane z podróżą, ich aprobatę i przekazanie do ksiąg (Accounts Payable). Concur Invoice może istotnie zredukować zużycie papieru i pracy ręcznej przy wprowadzaniu faktur, a ponadto monitorować terminy płatności.

Dzięki temu całość wydatków okołopodróżnych, zarówno ponoszonych bezpośrednio przez pracowników jak i opłacanych faktur, może być zarządzana w jednym ekosystemie.

SAP Concur został zaprojektowany tak, by łatwo integrować się z systemami finansowo-księgowymi SAP (zarówno SAP ERP, jak i S/4HANA), zapewniając automatyczne przekazywanie danych o wydatkach. Dedykowane konektory i interfejsy (API) pozwalają przesłać zatwierdzone raporty kosztów z Concur do modułu FI/CO w SAP, gdzie są one księgowane podobnie jak tradycyjne rozliczenie delegacji. Możliwa jest również integracja z zewnętrznymi systemami HR (np. SAP SuccessFactors) w celu synchronizacji listy pracowników uprawnionych do delegacji i ich danych organizacyjnych. Concur, jako rozwiązanie globalne, jest szczególnie ceniony przez duże organizacje o rozproszonej strukturze i wysokim wolumenie podróży. Umożliwia standaryzację procesu w skali całej korporacji, obsługując wiele języków, walut i lokalnych przepisów jednocześnie. Co więcej, zapewnia najnowsze udogodnienia technologiczne bez potrzeby aktualizacji przez klienta – nowe funkcje są dostarczane w regularnych aktualizacjach chmurowych.

Warto jednak zaznaczyć, że wybór Concur jako platformy wiąże się z przekazaniem części danych do chmury. Dla firm, które ze względów prawnych lub bezpieczeństwa wolą przechowywać dane wyłącznie on-premise, SAP pozostawia alternatywę w postaci opisanej wcześniej funkcjonalności Travel Management w S/4HANA. Oba podejścia mogą współistnieć w ramach strategii SAP, dając przedsiębiorstwom elastyczność wyboru najlepszego rozwiązania.

Integracja z modułami HR i FI/CO

Niezależnie od wybranego narzędzia (Travel Management czy Concur), kluczem do sukcesu jest ścisła integracja z innymi modułami SAP, przede wszystkim z zasobami ludzkimi (HR/HCM) oraz finansami i kontrolingiem (FI/CO). Proces obsługi delegacji jest z natury międzydziałowy – dotyczy pracowników (ich danych, uprawnień, struktur organizacyjnych), łączy się z rozliczeniami płacowymi i księgowością finansową.

Integracja z SAP HR

System delegacyjny korzysta z danych podstawowych pracownika (stanowisko, przełożony, centrum kosztów, miejsce pracy itp.), które zwykle są utrzymywane w module HR lub w zewnętrznym systemie kadrowym. Dzięki temu możliwe jest automatyczne ustalenie np. kto jest akceptantem delegacji (przełożony ze struktury organizacyjnej) czy też zastosowanie różnych stawek diet dla różnych grup pracowników. Co ważne, Travel Management może być powiązany z modułem Płac (Payroll) – jeśli firma preferuje wypłacać zwrot kosztów delegacji wraz z najbliższą wypłatą wynagrodzenia, system może przesłać rozliczenie do listy płac i doliczyć je do pensji.

Daje to też możliwość prawidłowego opodatkowania świadczeń, jeśli np. część diety przekracza kwoty zwolnione z podatku dochodowego – moduł HR uwzględni to w rozliczeniu podatkowym pracownika (PIT). Alternatywnie, firmy mogą zdecydować się na wypłacanie należności delegacyjnych poza listą płac, np. przelewem z modułu finansowego na konto pracownika (wówczas pracownik figuruje jako dostawca w SAP i rozliczenie delegacji generuje zobowiązanie w FI/AP do wypłaty).

Integracja z SAP FI/CO

Każde rozliczenie delegacji powinno znaleźć odzwierciedlenie w księgach rachunkowych. SAP automatyzuje ten aspekt poprzez powiązanie typów wydatków z odpowiednimi kontami księgowymi i obiektami kontrolingowymi. Na przykład, wydatki na hotel mogą automatycznie trafiać na konto „koszty podróży – noclegi”, diety na konto „koszty podróży – diety”, paliwo na konto floty samochodowej, itd. Jednocześnie każdy z tych kosztów może zostać przypisany do centrum kosztów pracownika lub innego wskazanego obiektu CO (np. projektu, zlecenia wewnętrznego czy numeru zlecenia sprzedaży, jeżeli delegacja była realizowana dla konkretnego klienta).

Dzięki integracji z kontrolingiem, dział finansów może łatwo analizować sumaryczne koszty podróży w układzie przekrojowym – według wydziałów, projektów, celów podróży, itd. Z punktu widzenia księgowego, zatwierdzony kosztorys delegacji generuje dokument finansowy zawierający odpowiednie pozycje Wn/Ma na kontach kosztów i rozrachunkowych. System automatycznie rozlicza też zaliczki: jeśli pracownik otrzymał wcześniej zaliczkę w gotówce lub przelewem (zaksięgowaną w SAP jako należność pracownika), to finalny dokument księgujący podróż uwzględni potrącenie tej zaliczki. W efekcie do wypłaty pozostaje jedynie kwota nadwyżki wydatków ponad zaliczkę (lub powstaje należność zwrotna od pracownika, jeśli wydał mniej niż otrzymał). Wszystkie te operacje są automatyczne i transparentne dla użytkownika końcowego.

Dzięki szczelnej integracji modułów, proces delegacji staje się spójną częścią ekosystemu SAP. Dział HR ma pewność, że delegacje są rozliczane zgodnie z przepisami i polityką firmy, dział finansów otrzymuje na bieżąco poprawne dane do ksiąg i raportów, a pracownicy doświadczają płynnego procesu bez zbędnej biurokracji.

Automatyzacja procesu i workflow akceptacji

Jedną z największych zalet korzystania z dedykowanych narzędzi SAP do obsługi delegacji jest wysoki stopień automatyzacji. Większość czynności, które w tradycyjnym podejściu wymagały ręcznej pracy i kontroli, tutaj odbywa się automatycznie według zdefiniowanych reguł. Przykładowo:

Stawki diet krajowych i zagranicznych są zapisane w systemie, więc na podstawie daty i godziny wyjazdu oraz powrotu system sam obliczy należną kwotę diety (pomniejszy ją np. o posiłki finansowane przez organizatora konferencji, jeśli były zapewnione).
Ryczałty za nocleg (jeśli pracownik nie przedstawi rachunku za hotel) również są naliczane automatycznie zgodnie z przepisami.
Jeśli obowiązują limity wydatków (np. maksymalna kwota za dobę hotelu w kraju X), system może ostrzec lub zablokować przekroczenie takiego limitu przy wprowadzaniu rozliczenia.
Moduł może być zintegrowany z firmową kartą kredytową: transakcje wykonane służbową kartą przez pracownika (np. zapłata za paliwo czy hotel) mogą automatycznie pojawiać się w systemie jako pozycje do rozliczenia. Pracownik tylko je kategoryzuje i dodaje opis, zamiast przepisywać z wydruku.
Każdy dokument (rachunek, bilet, faktura) można załączyć w postaci skanu lub zdjęcia. Dzięki temu akceptacja i kontrola merytoryczna mogą odbywać się bez potrzeby przesyłania papierowych dokumentów. W razie audytu lub zapytań, dowody wydatków są przechowywane elektronicznie przy transakcji.
Po zatwierdzeniu rozliczenia przez przełożonego i/lub księgowość, system sam generuje dokumenty finansowe i tworzy propozycję płatności (lub informację do listy płac). Dział finansów nie musi ręcznie wprowadzać żadnych księgowań, a jedynie może dokonać finalnej autoryzacji przelewu.

Równolegle z automatyzacją idzie rozbudowany workflow akceptacji. Standardowo proces delegacji obejmuje kilka etapów akceptacji:

Akceptacja wniosku o delegację – zanim pracownik wyjedzie, zazwyczaj potrzebna jest zgoda przełożonego (oraz ewentualnie osób zarządzających budżetem) na sam wyjazd i planowany budżet. System SAP umożliwia zdefiniowanie wielopoziomowego workflow, np. najpierw akceptuje kierownik działu, a jeśli koszt podróży przekracza pewien pułap – dodatkowo dyrektor finansowy.
Akceptacja rozliczenia kosztów – po powrocie pracownik składa raport wydatków, który ponownie może wymagać zatwierdzenia. Czasem rozliczenie drobnych kwot akceptuje bezpośrednio dział księgowości, ale w wielu firmach wymaga się, by przełożony potwierdził zasadność poniesionych kosztów. Workflow obsługuje takie scenariusze, kierując raport do odpowiednich osób według reguł (np. delegacje krajowe zatwierdza kierownik, zagraniczne dodatkowo dyrektor).
Kontrola księgowa – na końcu zawsze może być przewidziany krok dla księgowości/controllingu, który finalnie weryfikuje poprawność księgowań (np. czy wszystkie paragony dołączono, czy poprawnie rozliczono zaliczki, czy podatki są ujęte). Ten krok zwykle skutkuje już księgowaniem i zamknięciem delegacji.

Cały workflow jest wspierany powiadomieniami e-mail lub w aplikacji (SAP Fiori lub Concur wysyła alerty o zadaniach do akceptacji). Menedżer może zaakceptować delegację nawet ze smartfona, co znacznie przyspiesza proces i uniezależnia go od fizycznej obecności osób w biurze. Zdefiniowane reguły pozwalają też odciążyć kadrę kierowniczą od drobnych decyzji – np. automatycznie zatwierdzać podróże o niskim koszcie bez eskalacji, a kierować do decydentów tylko te bardziej kosztowne lub niezgodne z polityką standardową.

Dzięki automatyzacji i workflow, proces rozliczania delegacji staje się znacznie szybszy i mniej obciążający administracyjnie. Eliminacja papierowego obiegu dokumentów, ręcznych wyliczeń i wielokrotnego wprowadzania tych samych danych przekłada się na oszczędność czasu oraz redukcję błędów. Pracownicy zamiast tracić godziny na formalności, mogą skupić się na właściwych zadaniach, a działy HR i finansów zyskują większą kontrolę i transparentność procesu.

Naliczanie diet i zgodność z przepisami

Polskie i międzynarodowe przepisy dotyczące podróży służbowych są dość złożone – określają m.in. wysokość diet dziennych w zależności od kraju, zasady ich zmniejszania (np. gdy pracownik ma zapewnione wyżywienie) czy limity zwrotu za nocleg, a także zasady opodatkowania nadwyżek ponad ustalone kwoty. Ręczne śledzenie tych regulacji i stosowanie ich w rozliczeniach jest wyzwaniem, zwłaszcza dla firm wysyłających pracowników do wielu różnych państw. Rozwiązania SAP upraszczają tę kwestię poprzez centralne utrzymywanie tabel stawek delegacyjnych i logiki ich naliczania. Administrator może wprowadzić obowiązujące stawki diet dla podróży krajowych i zagranicznych (każdy kraj docelowy ma przypisaną własną dietę dzienną oraz ryczałt za nocleg). Przy każdym rozliczeniu system pobiera właściwe stawki w zależności od czasu trwania delegacji i automatycznie wylicza:

Łączną kwotę diety należnej pracownikowi za pobyt (np. 2 pełne doby w Niemczech = 2 x 49 EUR, plus ewentualnie część diety za ostatni dzień w zależności od godziny powrotu).
Pomniejszenia diety z tytułu zapewnionych posiłków: np. jeśli w hotelu było śniadanie w cenie, dieta dzienna ulega obniżeniu o 15%. Reguły te są zaprogramowane zgodnie z polskimi przepisami (inne kraje mają własne regulacje, które system również może uwzględniać).
Ryczałty za noclegi: jeśli pracownik nie przedłoży rachunku za hotel, a podróż trwała dłużej niż dobę, system naliczy ryczałt za każdą noc (np. 150% diety krajowej za nocleg na terenie Polski, gdy brak faktury).
Limity kosztów: jeśli pracownik przedstawi rachunek za hotel powyżej ustalonego limitu, system może automatycznie zaznaczyć kwotę przekroczenia jako nierefundowaną bez dodatkowej zgody – chyba że zatwierdzi ją kierownik w drodze wyjątku. Takie mechanizmy motywują pracowników do przestrzegania polityki (np. wyboru tańszych opcji) i chronią firmę przed nadmiernymi wydatkami.
Kursy walut: w przypadku diet zagranicznych często jest wymóg, by przeliczyć je na walutę lokalną wg kursu NBP z dnia poprzedzającego wyjazd. System może automatycznie dokonać takiego przeliczenia, o ile w SAP zaktualizowane są tablice kursów walut.

Dzięki temu pracownik nie musi znać wszystkich stawek ani zasad – wprowadza jedynie podstawowe dane (gdzie i kiedy był, co było zapewnione), a resztą zajmie się system. Minimalizuje to błędy i zapewnia, że każdy dostanie dokładnie taką dietę, jaka mu się należy zgodnie z prawem. Z perspektywy firmy, kluczowe jest też zachowanie zgodności z przepisami podatkowymi – system może np. rozdzielić kwoty diet na zwolnione i podlegające opodatkowaniu (gdy przekroczone są limity czasowe delegacji), co znów może być obsłużone poprzez integrację z payroll lub odpowiednie ustawienia w FI.

Oprócz przepisów prawa, każda organizacja ma własną politykę delegacji – np. klasy rezerwacji lotów, standard hoteli, limit dzienny na wyżywienie reprezentacyjne, wymagane dokumenty itp. Zarówno Travel Management, jak i Concur pozwalają zaimplementować te zasady w postaci reguł i walidacji. System może wymuszać podanie celu podróży i powiązanie go z projektem lub klientem, może blokować rozliczenie bez załączonych skanów kluczowych rachunków, czy też przypominać o uzasadnieniu kosztów przekraczających standardowe normy. W ten sposób firma zyskuje pewność, że procedury są przestrzegane, a każda delegacja jest dobrze udokumentowana na potrzeby audytu wewnętrznego czy zewnętrznego.

Analityka kosztów delegacji

Po wdrożeniu zintegrowanego systemu do obsługi delegacji, firma zyskuje dostęp do bogatego zasobu danych, które mogą być wykorzystane do celów analitycznych i kontrolnych. Zarówno SAP S/4HANA, jak i SAP Concur udostępniają narzędzia raportowe pozwalające monitorować koszty podróży służbowych według różnych kryteriów. Przykładowo, dział controllingu może generować raporty pokazujące:

Całkowite wydatki delegacyjne w podziale na poszczególne działy lub jednostki biznesowe (daje to obraz, które zespoły generują największe koszty podróży).
Struktura rodzajowa kosztów podróży – ile wydano łącznie na transport, ile na hotele, diety, paliwo itd. (pozwala to identyfikować główne kategorie wydatków).
Koszty na pracownika – łatwo sprawdzić, jacy pracownicy lub działy odbywają najczęściej podróże i z jakimi wydatkami się to wiąże.
Analizę zgodności z budżetem – jeśli w SAP funkcjonują budżety kontrolingowe lub projektowe, można śledzić wydatki delegacyjne vs. budżet w czasie rzeczywistym.
Trendy i sezonowość – np. które miesiące czy kwartały są najbardziej „obciążone” kosztami delegacji (co może mieć znaczenie przy planowaniu budżetów na kolejne lata).

SAP S/4HANA posiada wbudowane możliwości analityczne (SAP Analytics, raporty Fiori, czy tradycyjne raporty ABAP) pozwalające wyciągać dane o delegacjach i tworzyć z nich zestawienia. SAP Concur natomiast oferuje moduł Intelligence z predefiniowanymi dashboardami i raportami T&E, a także możliwość eksportu danych do hurtowni danych lub narzędzi BI.

Dysponując takimi danymi, firma może lepiej zarządzać polityką podróży – np. negocjować globalne umowy z hotelami czy liniami lotniczymi na podstawie rzeczywistych danych o częstotliwości rezerwacji. Można identyfikować obszary do optymalizacji (np. wysokie wydatki na przejazdy w danym regionie mogą sugerować sens wprowadzenia samochodu służbowego lub zmiany dostawcy usług transportowych). Ponadto, pełna transparentność wydatków sprzyja lepszej kontroli nad nadużyciami – system może wygenerować raport wyjątków pokazujący np. nietypowo wysokie koszty poszczególnych podróży lub częste naruszenia polityki. Dzięki temu działy audytu lub compliance mają łatwiejsze zadanie, a firma może udowodnić zgodność wydatków z procedurami.

Scenariusze wdrożeniowe

Wdrożenie procesu delegacji w środowisku SAP może przebiegać według różnych scenariuszy, w zależności od stanu wyjściowego firmy i jej strategii IT. Oto kilka typowych sytuacji:

Firma korzystająca wcześniej z SAP ERP (ECC) i przechodząca na S/4HANA: W takiej sytuacji, jeśli firma miała już wdrożony moduł Travel Management on-premise, możliwe jest utrzymanie ciągłości działania delegacji w nowym systemie poprzez tzw. Compatibility Pack (rozwiązanie umożliwiające działanie dotychczasowego modułu w S/4HANA do końca 2025 roku). Następnie należy przejść na docelowe SAP Travel Management for S/4HANA z Fiori, co można zaplanować w ramach osobnego projektu migracyjnego. Alternatywą jest od razu migracja do SAP Concur w ramach transformacji cyfrowej – wymaga to jednak osobnego projektu integracyjnego i gotowości organizacji na zmianę podejścia.
Nowy klient S/4HANA: Organizacja, która dopiero wdraża S/4HANA, ma do wyboru implementację modułu Travel Management on-premise lub integrację z SAP Concur od razu. Decyzja zależy od profilu podróży służbowych w firmie. Jeśli delegacji jest stosunkowo mało lub firma preferuje trzymać dane u siebie, może wdrożyć wewnętrzny moduł delegacji. Jeżeli natomiast stawia na nowoczesne, mobilne rozwiązania i zakłada duży wolumen wyjazdów – Concur może być lepszym wyborem ze względu na bogatsze możliwości (np. integracje z portalami rezerwacyjnymi, skanowanie rachunków, globalne skalowanie).
Integracja z istniejącymi narzędziami: Czasem firmy korzystają już z pewnych rozwiązań punktowych, np. lokalnej aplikacji do wniosków delegacyjnych czy systemu rezerwacji podróży. SAP S/4HANA pozwala zintegrować takie narzędzia z modułami finansowymi. Można np. pozostawić zewnętrzny portal do rezerwacji i łączyć go poprzez API z SAP, tak by dane o kosztach trafiały do FI/CO. Jednak często uproszczeniem jest konsolidacja wszystkiego w jednym ekosystemie (SAP lub Concur), co eliminuje problem podwójnej konserwacji danych i interfejsów.
Wymagania branżowe: Niektóre sektory (np. sektor publiczny) mają specyficzne wymagania co do rozliczania delegacji (np. odrębne przepisy czy integracja z systemem budżetowania publicznego). W takich przypadkach może być konieczne dostosowanie konfiguracji SAP Travel Management i np. użycie modułu Funds Management do kontrolowania wydatków delegacji z budżetu jednostki. Ważne jest, że SAP daje taką możliwość dostosowań, co często jest przewagą nad prostszymi aplikacjami SaaS.

Każdy scenariusz wdrożeniowy powinien być poprzedzony analizą potrzeb oraz kosztów i korzyści. Nierzadko firmy decydują się na podejście etapowe – np. najpierw uruchamiają podstawowe rozliczanie delegacji w SAP (by uzyskać szybkie usprawnienia i zgodność z przepisami), a w kolejnym kroku integrują to z bardziej zaawansowanymi funkcjami (np. kartami kredytowymi, zaawansowaną analityką czy docelowo migracją do Concur). Ważne, by mieć jasno zdefiniowaną mapę drogową (roadmap) dla obszaru Travel Management, zgodną z ogólną strategią IT firmy i trendami rynkowymi.

Korzyści z nowoczesnego systemu rozliczania delegacji

Podsumowując, wdrożenie zintegrowanego, nowoczesnego systemu do obsługi delegacji przekłada się na szereg wymiernych korzyści biznesowych. Do najważniejszych należą:

Automatyzacja i oszczędność czasu – znaczna część czynności (naliczanie diet, księgowania, generowanie dokumentów) odbywa się bez udziału człowieka, redukując obciążenie pracowników administracyjnych i minimalizując ryzyko pomyłek.
Jeden spójny proces – całość obsługi delegacji przebiega w ramach jednego systemu od początku do końca (wniosek, rezerwacja, rozliczenie), dzięki czemu unika się silosów informacji i wielokrotnego wprowadzania tych samych danych.
Integracja z kluczowymi obszarami firmy – rozwiązanie delegacyjne ściśle współpracuje z finansami (poprawne ujęcie kosztów, budżetów) oraz HR (dane kadrowe, payroll), a także może łączyć się z zewnętrznymi dostawcami usług (np. biurami podróży), zapewniając płynny przepływ informacji.
Przejrzystość kosztów i kontrola – wszelkie wydatki są na bieżąco rejestrowane i widoczne w systemie, co ułatwia kontrolę budżetów, egzekwowanie limitów wydatków i wykrywanie ewentualnych nieprawidłowości lub duplikacji kosztów.
Zgodność z przepisami – system gwarantuje stosowanie aktualnych stawek diet i ryczałtów oraz zasad rozliczeń zgodnych z prawem (np. delegacje zagraniczne, czas pracy w delegacji, podatki), a także z wewnętrzną polityką podróży, co zmniejsza ryzyko błędów i sankcji.
Lepsza analityka i raportowanie – dane dotyczące delegacji są centralnie dostępne, umożliwiając tworzenie przekrojowych raportów i analiz kosztowych, co wspiera decyzje zarządcze i inicjatywy oszczędnościowe.
Poprawa satysfakcji pracowników – szybki zwrot kosztów (dniem lub dwa od zatwierdzenia, zamiast tygodni oczekiwania), jasne zasady rozliczeń i mniejsza uciążliwość procesu powodują, że pracownicy chętniej i sprawniej rozliczają delegacje, co przekłada się na ich zadowolenie.

UpTime ERP – zaufany partner we wdrożeniu

Aby w pełni skorzystać z opisanych możliwości, warto przeprowadzić wdrożenie z udziałem doświadczonego partnera, który posiada ekspercką wiedzę z zakresu SAP Travel Management i SAP Concur. UpTime ERP jest firmą specjalizującą się we wdrożeniach i rozwoju systemów SAP, dysponującą zespołem konsultantów z wieloletnim doświadczeniem w obszarach FI, CO, HR oraz integracji systemów. Jako rekomendowany partner SAP, UpTime ERP pomaga dobrać optymalne rozwiązanie delegacyjne do potrzeb danej organizacji oraz przeprowadza cały proces wdrożeniowy – od analizy procesów biznesowych, poprzez konfigurację systemu i integracje (np. z systemem finansowym, kadrowym czy zewnętrznymi dostawcami usług podróżnych), aż po szkolenia użytkowników końcowych i wsparcie powdrożeniowe.

Współpraca z doświadczonym partnerem gwarantuje, że projekt przebiegnie sprawnie, a zaimplementowane rozwiązanie będzie nie tylko technicznie poprawne, ale też dopasowane do specyfiki branży i lokalnych wymogów prawnych. UpTime ERP kładzie nacisk na to, by uzyskać maksymalne korzyści dla klienta: automatyzację na najwyższym poziomie, przejrzysty workflow akceptacji, integrację „na miarę” oraz możliwość dalszej rozbudowy funkcjonalności w przyszłości (np. o nowe aplikacje Fiori czy integrację z kolejnymi narzędziami).

Podsumowując, rozliczanie delegacji w SAP, z wykorzystaniem nowoczesnych narzędzi takich jak SAP Travel Management w S/4HANA czy SAP Concur, pozwala firmom zapanować nad procesem podróży służbowych w sposób efektywny, zgodny z przepisami i komfortowy dla użytkowników. Automatyzacja przekłada się na niższe koszty operacyjne i szybsze rozliczenia, zaawansowana analityka wspomaga podejmowanie decyzji, a integracja z resztą środowiska SAP gwarantuje spójność danych. Przy wsparciu eksperckim partnera takiego jak UpTime ERP, wdrożenie takiego rozwiązania może przebiec szybko i przynieść trwałe korzyści dla całej organizacji.